Verkkolaskutus – Miten integroida verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto yrityksen omaan tuotteeseen?

Verkkolaskutus on yrityksille yhä tärkeämpi tapa hoitaa laskutusta, mutta sen arvo nousee erityisesti silloin, kun verkkolaskutus voidaan integroida suoraan yrityksen tarjoamiin tuotteisiin tai asiakkaiden käyttämään järjestelmään. Tämä mahdollistaa paitsi tehokkaamman laskutuksen myös sujuvammat talousprosessit, jotka tukevat liiketoiminnan kasvua ja asiakastyytyväisyyttä. Tässä artikkelissa käsittelemme, miksi verkkolaskutuksen integrointi tuotteisiin voi olla merkittävä kilpailuetu ja mitä hyötyjä se tuo asiakkaille.

Mitä on verkkolaskutus?

Verkkolaskutus tarkoittaa sähköistä laskutustapaa, jossa laskut lähetetään ja vastaanotetaan suoraan järjestelmästä toiseen ilman manuaalista työtä. Verkkolasku on standardisoitu sähköinen asiakirja, jonka tiedot ovat rakenteisessa muodossa, ja se lähetetään laskuttajalta suoraan vastaanottajan taloushallinnon järjestelmään. Tämä tarkoittaa, että laskut voidaan käsitellä automaattisesti ilman tarvetta manuaaliselle tiedon syötölle tai laskujen skannaukselle.

Mitä verkkolaskutus ei ole?

Sähköpostin liitteenä lähetettävä PDF ei ole verkkolasku. Relevantein ero on siinä, että PDF on ihmisen luettavaksi tarkoitettu dokumentti jota on haastava lukea koneellisesti.

Verkkolaskujen edut yrityksille

Verkkolaskutuksen integrointi tarjoaa monia etuja yrityksille. Se ei ole vain tehokkaampaa, vaan myös kustannuksia ja aikaa säästävää.
Tässä muutama keskeinen hyöty:

• Säästää aikaa ja rahaa: Manuaalinen työ vähenee, koska laskut kulkevat suoraan järjestelmistä toisiin. Myös laskujen toimituskulut, kuten postituskulut, jäävät pois.

• Virheiden väheneminen: Koska tietojen syöttö tapahtuu automaattisesti, inhimillisten virheiden määrä pienenee.

• Parempi seurattavuus: Verkkolaskut ovat helpommin jäljitettävissä, ja laskujen tilaa voidaan seurata reaaliajassa.

• Nopeammat maksut: Koska laskut saapuvat ja käsitellään nopeammin, myös maksut saapuvat usein nopeammin.

• Lakisääteisyys: Useissa maissa, kuten Suomessa, verkkolaskut ovat jo lakisääteisiä julkishallinnon organisaatioille, mikä kannustaa myös yrityksiä siirtymään verkkolaskutukseen.

Miten verkkolaskutus kannattaa integroida tuotteisiin?

Verkkolaskutuksen käyttöönotto voi kuulostaa monimutkaiselta, mutta oikeilla työkaluilla ja palveluntarjoajilla prosessi on varsin suoraviivainen. Seuraavassa käydään läpi vaiheittain, miten verkkolaskujen lähetys ja vastaanotto integroidaan osaksi yrityksen taloushallintoa.

1. Valitse verkkolaskutusoperaattori

Ensimmäinen askel on valita sopiva verkkolaskutusoperaattori. Operaattori on palveluntarjoaja, joka mahdollistaa verkkolaskujen lähettämisen ja vastaanottamisen. Suomessa tunnettuja verkkolaskutusoperaattoreita ovat esimerkiksi OpusCapita, Basware ja Maventa.

Kun valitset operaattoria, on tärkeää varmistaa, että se tukee yrityksesi tarpeita ja on yhteensopiva nykyisten taloushallinnon järjestelmien kanssa. Operaattorit tarjoavat usein valmiita integraatioratkaisuja eri ohjelmistoihin, mikä helpottaa verkkolaskutuksen käyttöönottoa.

2. Integroi verkkolaskutus tuotteeseesi

Esimerkki 1: Kuukausimaksujen automatisointi

Yrityksellä on tuote X, joka toimii kuukausimaksullisena palveluna loppuasiakkaille. Integroimalla verkkolaskutus suoraan tuotteeseen yritys voi automatisoida kuukausittaisten laskujen lähetyksen suoraan asiakkaille ilman manuaalista käsittelyä. Järjestelmä generoi ja lähettää laskut automaattisesti jokaisen laskutusjakson alussa, mikä varmistaa, että laskutus tapahtuu ajallaan ja ilman lisätyötä. Tämä nopeuttaa maksukiertoa ja helpottaa asiakkaille säännöllisten maksujen hallintaa.

Esimerkki 2: Loppuasiakkaan laskutustoiminnot palvelussa

Yrityksellä on tuote Y, jota sen loppuasiakkaat käyttävät omien palveluidensa myyntiin. Esimerkiksi loppuasiakas haluaa lähettää omia laskujaan tuotteen Y kautta palveluista, joita he myyvät omille asiakkailleen. Verkkolaskutuksen integrointi mahdollistaa, että loppuasiakas voi lähettää laskuja suoraan tuotteen kautta omalla brändillään ja laskutustiedoillaan, jolloin kaikki laskutukseen liittyvä hoituu yhdestä järjestelmästä. Tämä tarjoaa loppuasiakkaille merkittävää lisäarvoa, kun he voivat automatisoida laskutustaan ja tarjota asiakkailleen ammattimaisen laskutuskokemuksen.

3. Testaa lähetys ja vastaanotto

Ennen kuin siirryt täysimittaiseen verkkolaskutukseen, on hyvä testata prosessi. Tämä tapahtuu usein lähettämällä testilasku jollekin yhteistyökumppanille tai toiselle yritykselle, joka käyttää verkkolaskuja. Näin voit varmistaa, että kaikki toimii moitteettomasti, ja että laskut kulkevat oikein molempiin suuntiin.

Kokenut kumppani ohjelmistokehityksessä ja teknisessä toteutuksessa

Verkkolaskutuksen integrointi vaatii teknistä osaamista ja oikeiden työkalujen käyttöönottoa. Me HD Softilla olemme kokeneita verkkolaskutuksen ja ohjelmistokehityksen toteuttamisessa. Jos yrityksesi kaipaa apua verkkolaskujen integroinnissa järjestelmiisi joissa ei ole valmiita integraatioita, autamme mielellämme.