صدور صورتحساب الکترونیکی (e-invoicing) دیگر یک گزینه نیست — در فنلاند و در سطح اتحادیه اروپا، در حال تبدیل شدن به استاندارد برای صدور صورتحساب B2B است. در این مقاله بررسی میکنیم چگونه ارسال و دریافت صورتحسابهای الکترونیکی را در محصول یا سیستم خودتان یکپارچه کنید.
صورتحساب الکترونیکی چیست؟
صورتحساب الکترونیکی یک سند مالی به فرمت ساختیافته (مانند Finvoice، XML EU، PEPPOL BIS) است که میتواند بهطور خودکار توسط سیستمهای مالی بدون تبدیل دستی پردازش شود. این با PDF متفاوت است — PDF فقط برای انسانها قابل خواندن است، در حالی که صورتحساب الکترونیکی برای ماشینها قابل خواندن است.
چرا صورتحساب الکترونیکی؟
- کارآمدی — پردازش خودکار، خطاهای دستی کمتر
- سرعت — صورتحسابها فوراً میرسند
- هزینه کمتر — بدون چاپ، پست یا ورود دستی داده
- الزامات قانونی — در فنلاند، بخش دولتی فقط صورتحساب الکترونیکی میپذیرد. اتحادیه اروپا در حال گسترش الزام به B2B است
- ردپای دیجیتال — تمام تراکنشها در سیستم ثبت میشوند
پروتکلها و فرمتها
Finvoice (فنلاند)
استاندارد فنلاندی برای صدور صورتحساب الکترونیکی، توسعهیافته توسط فدراسیون مالی فنلاند. در داخل فنلاند رایج است.
PEPPOL BIS
استاندارد بینالمللی، رایج در اتحادیه اروپا. شبکه PEPPOL تبادل ایمن صورتحساب بین کشورها را فراهم میکند.
UBL (Universal Business Language)
استاندارد مبتنی بر XML که توسط PEPPOL و بسیاری از سیستمهای دیگر استفاده میشود.
اجزای فنی یکپارچهسازی
۱. تولید صورتحساب در فرمت صحیح
سیستم شما باید قادر به تولید صورتحساب در فرمت ساختیافته باشد (Finvoice XML یا PEPPOL BIS XML). این بخش اصلی یکپارچهسازی است.
۲. اپراتور صورتحساب الکترونیکی
یک اپراتور صورتحساب الکترونیکی (مانند Maventa، Apix، Basware، OpusCapita) بهعنوان دروازه عمل میکند: صورتحسابها را از سیستم شما میگیرد، بررسی میکند، آنها را به فرمت صحیح برای گیرنده تبدیل میکند و ارسال میکند.
۳. ارسال و دریافت
اپراتور یک API (REST یا SOAP) ارائه میدهد که از طریق آن صورتحسابها را ارسال یا دریافت میکنید. وبهوکها به سیستم شما اطلاع میدهند وقتی صورتحساب جدیدی میرسد.
۴. پردازش صورتحسابهای دریافتی
برای صورتحسابهای ورودی، باید XML را تجزیه کنید، اطلاعات را به سیستم خود وارد کنید و گردش کار تأیید را راه بیندازید.
الزامات قانونی
- بایگانی ۶ سال — صورتحسابها باید برای ۶ سال در فنلاند نگهداری شوند
- عدم تغییر — صورتحساب صادر شده نباید تغییر کند
- قانون مالیات بر ارزش افزوده — صورتحساب باید شامل تمام اطلاعات الزامی مالیات بر ارزش افزوده باشد
چگونه HD SofT میتواند کمک کند؟
ما در یکپارچهسازی سیستمهای مالی تخصص داریم — از سیستمهای تجارت الکترونیک گرفته تا ERP. میتوانیم به شما در یکپارچهسازی صدور صورتحساب الکترونیکی با اپراتورهای فنلاندی و بینالمللی کمک کنیم. درباره خدمات یکپارچهسازی ما بیشتر بخوانید یا با ما تماس بگیرید.
